Uw documenten meenemen: van Word en Pages naar LibreOffice en OnlyOffice

LibreOffice 24.2 en OnlyOffice 8.0 openen uw bestaande .docx- en .pages-bestanden op Linux, maar de manier waarop verschilt per suite en per bestandstype.

Vereisten

• Een Linux-distributie met LibreOffice 24.2 of nieuwer (standaard geïnstalleerd op de meeste distributies)
• Of OnlyOffice 8.0 (desktopversie voor Linux)
• Toegang tot uw documenten, of ze nu op een lokale schijf, externe harde schijf of netwerkmap staan
• Voor .pages-bestanden: optioneel toegang tot een Mac met Apple Pages

Microsoft Word-documenten openen in LibreOffice

LibreOffice leest .doc en .docx zonder omweg. U opent een bestand via Bestand > Openen of met Ctrl+O. Dit werkt voor Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden.

De ondersteuning is breder dan u zou denken. Naast moderne .docx-bestanden (vanaf Word 2007) leest LibreOffice ook oudere formaten zoals Word 97/2000/XP/2003 en zelfs Word 6.0/95. Voor die oudere bestanden gebruikt LibreOffice specifieke coderingsmethoden om de inhoud zo goed mogelijk te behouden.

Wat er misgaat: complexe lay-outs, bepaalde lettertypen of geavanceerde functies zoals gevolgde wijzigingen en macro's kunnen anders worden weergegeven. Dat is geen fout van LibreOffice, maar een beperking van het feit dat verschillende programma's de Word-indeling op een licht verschillende manier interpreteren. Tekst, basisopmaak, tabellen en afbeeldingen overleven de overgang meestal zonder problemen.

Standaardopslag instellen op .docx

Als u regelmatig documenten deelt met Word-gebruikers, pas dan de standaardopslagindeling aan. Anders slaat LibreOffice nieuwe bestanden op in het OpenDocument-formaat (.odt), dat Word niet altijd direct opent.

1. Open LibreOffice Writer.

2. Ga naar Extra > Opties > Laden/Opslaan > Algemeen.

3. Kies bij Standaard bestandsindeling voor Word 2007-2019.

4. Klik op OK.

Dit kost u niets, behalve dat uw nieuwe documenten standaard in een propriëtair formaat staan. Voor nieuwe projecten blijft OpenDocument de betere keuze: het is een open standaard, vrij van licentiekosten en niet afhankelijk van de grillen van een leverancier.

Bulkconversie met de Documentconverter

Handmatig elk bestand openen en opslaan is tijdrovend als u een archief van een oude harde schijf of netwerkmap wilt migreren. LibreOffice heeft daarvoor een aparte tool: de Documentconverter.

1. Open de Documentconverter via het startmenu van uw distributie of met het commando:

libreoffice --converter

2. Selecteer de bronmap met uw documenten.

3. Kies welke bestandstypen u wilt converteren (.doc, .docx, .xls, .ppt, enzovoort).

4. Bepaal het doelformaat — OpenDocument of een ander formaat.

5. Kies een doelmap. De tool behoudt de mapstructuur en slaat de nieuwe bestanden op in de door u gekozen locatie.

De conversie werkt in bulk en laat uw originele bestanden intact. Dat is handig als u een archief wilt migreren of als u zeker wilt zijn dat u altijd een open formaat-variant hebt van uw documenten. Het kost wel schijfruimte: u houdt twee versies van elk bestand over.

Apple Pages-bestanden: de omweg via .docx

LibreOffice kan .pages-bestanden niet direct openen. Het Pages-formaat is niet gedocumenteerd en Apple heeft er geen ondersteuning voor in andere suites.

De eenvoudigste route: exporteer uw Pages-documenten naar .docx op uw Mac voordat u ze naar Linux verplaatst. Apple Pages ondersteunt export naar Microsoft Word-formaat, en dat bestand opent daarna zonder problemen in LibreOffice.

Hebt u geen toegang meer tot een Mac, dan is OnlyOffice het alternatief. OnlyOffice 8.0 heeft expliciete ondersteuning voor het importeren van .pages-bestanden. De documentatie vermeldt Pages als ondersteund invoerformaat voor de Word Processor, en de GitHub-pagina van OnlyOffice bevestigt dat PAGES een van de ondersteunde formaten is.

OnlyOffice converteert uw Pages-bestanden naar DOCX in een paar klikken. Dat maakt het de betere keuze als u veel Pages-bestanden hebt en ze in één keer wilt omzetten zonder eerst een Mac te moeten gebruiken. OnlyOffice werkt op Linux zowel als desktopapp als via een serverinstallatie, en de integratie met cloudopslag maakt het geschikt voor teams.

Wat blijft behouden, wat breekt er

Niet alles overleeft de overgang zonder kleerscheuren. Dit zijn de pijnpunten:

• Gevolgde wijzigingen (track changes): Word's systeem voor versiebeheer wordt niet altijd perfect geïnterpreteerd. LibreOffice heeft wel een vergelijkbare functie, maar het importeren van gevolgde wijzigingen uit een .docx-bestand kan onvolledig zijn.
• Macro's: VBA-macro's werken niet in LibreOffice of OnlyOffice. Beide suites ondersteunen wel Basic-scripts, maar die moet u handmatig aanpassen.
• Lettertypen: Als een document een lettertype gebruikt dat niet op uw Linux-systeem is geïnstalleerd, wordt een vervangend lettertype gebruikt. Dat kan de lay-out veranderen.
• Geavanceerde lay-out: Kolommen, tekstblokken, vormen en gekoppelde inhoudsopgaven kunnen verschuiven of fouten tonen.

De beste strategie: open elk belangrijk document na de overdracht en controleer of alles klopt. Bewaar een kopie in het OpenDocument-formaat (.odt, .ods, .odp) als archief, en exporteer naar .docx of .pptx enkel wanneer u het met anderen moet delen.

Verificatie

Controleer of uw documenten correct zijn overgekomen:

file uw-document.docx

Dit toont het bestandstype. Een geopend bestand in LibreOffice kunt u controleren via Bestand > Eigenschappen, waar u het formaat en de versie van het document ziet.

Voor een snelle controle of alle afbeeldingen en tabellen zijn behouden: open het document en vergelijk het aantal pagina's met het origineel. Een verschil van één pagina is normaal; een verschil van vijf betekent dat er iets misliep met de lay-out.

Veelvoorkomende problemen

LibreOffice toont een leeg document bij het openen van een .docx-bestand.

Het bestand is mogelijk beschadigd of gemaakt met een zeer recente Word-versie. Probeer het bestand in Word te openen en opnieuw op te slaan als .docx of .doc. Lukt dat niet, probeer dan OnlyOffice — dat programma heeft soms betere ondersteuning voor recente formaten.

De Documentconverter vindt geen bestanden in uw map.

Controleer of u de juiste bestandsextensies hebt geselecteerd in de tool. Standaard staan enkel .doc en .docx aangevinkt — .xls en .ppt moet u apart selecteren.

Lettertypen zien er anders uit in het geconverteerde document.

Installeer de Microsoft-lettertypen op uw Linux-systeem. Op distributies met apt:

sudo apt install ttf-mscorefonts-installer

Dit kost u een paar honderd megabyte schijfruimte, maar zorgt ervoor dat documenten er hetzelfde uitzien als op Windows.

Waar vindt u hulp

De Nederlandstalige help van LibreOffice is een uitstekende bron. De pagina's van LibreOffice Help en LibreOffice Documentation leggen uit hoe u bestanden opent, converteert en instelt. Ook OnlyOffice heeft uitgebreide documentatie, inclusief API-informatie waarin staat welke formaten worden ondersteund.

Als u vastloopt, raadpleeg dan de officiële documentatie in plaats van forums of blogs. Veel tips daar zijn verouderd of gebaseerd op oudere versies. De officiële bronnen zijn actueel en geverifieerd.

Uw documenten hoeven niet achter te blijven bij de overstap naar Linux. LibreOffice en OnlyOffice bieden robuuste oplossingen voor het openen en converteren van Microsoft Word- en Apple Pages-bestanden. De kern van een succesvolle overgang is voorbereiding: weet welk formaat u gebruikt, welke functies in uw documenten zitten, en welk programma die functies het best overneemt. OpenDocument is een open standaard die u altijd kunt openen, ongeacht het besturingssysteem. En dat is precies de reden dat uw documenten op Linux langer meegaan dan op een platform dat zijn formaten om de paar jaar vernieuwt.